为企业建立建全帐务管理,便于后续海关、税务等相关部门稽查,特制定本制度.
文件存档需分类、连号、按日期、按查核要求存档,所有文件均需按要求装箱,贴付封面、明细、注明保管人.所有文件每月十号前完成存档,关务部负责人需每月十号按期查存档状况.
单据格式见<单据样本>,存档要求如下:
一.部材明细表及变更记录
1.按系列、机种分类存档
2.变更记录附于对应机种部材明细表之后87811636
3.保管年限:十五年
4.发行部门：
模具部部
5.保管部门:关务部
6.交接：模具部部发行日即时给关到务（在关务签新合同及成品出货前6天给到关务，便于关务及时变更或申请合同，以免无合同出货）
7.单据内容:成品料号、单位、单重、材料料号、单位、用量、净重
二.采购订单:
1.区分:1)国内采购、2)直接进口、3)转厂进口、4)委外订单;
2.采购订单号码需连号且需电脑打印；
3.转厂订单按供应商存档,并附连号清单;
4.保管年限:十五年;
5.保管部门:采购部;
6.单据包含内容:编号(流水号电脑打印) 、日期、捎ι堂称、企业内部料号、
单位、数量、企业内部负责人签名
三.制令单:
1.制令单号码需连号且需电脑打印；
2.保管年限:十五年;
3.保管部门:生管部;
4.单据包含内容:编号(流水号电脑打印) 、日期、企业内部成品料伞⒌ノ弧⑸产
数量、材料料号、单位、需领用量、企业内部负责人签名
四. 转厂供应商送/退货单、材料入库单、对帐单、关封
1.按供应商别存档；
2.厂商送货单需对应材料入库单；
3.厂商送货单与材料入库单数据需对应对帐单；
4.材料入库单做存根联；
5.材料入库单带上送货单号码；
6.每月仓库部门将送退货单、材料入库单按日期、流水号整理并附连号入库单清单于2日前交关务部，转厂部分收退货后第二天9点前给关务；
7.保管年限：十五年;
8.保管部门:关务部门;
9.单据包含内容:
送退货单:收货送企业名称、双方企业盖章、企业内部料号、单位、数量、
收送货人签名、单号、订单号码、日期
入库单:供应商名称、送货单号码、订单、企业内部料号、单位、数量、 仓库负责人签名、入库单编号(流水号且电脑打印) 、日期
对帐单:双方企业名称、双方企业盖单、报关名称、期初数、每月汇总数、结余数、现有关封号及关封余量.
关封:海关通过b关封复印件
五.直接进口送退货单(INV/PAC)、入库单
1.送货单随附于对应入库单之后;
2.入库单连号整理每月2号前交于关务部;
3.保管年限:十五年;
4.保管部门:关务部.
5.单据包含内容:
送退货单:收货送企业名称、企业内部料号、单位、数量、订单号码、收送货人签名、单号、日期
入库单:供应商名称、送货单号码、订单、企业内部料号、单位、数量、仓库负责人签名、入库单编号(流水号且电脑打印) 、日期
六.国内购买送退货单、入库单、发票（区分内外销）
1.送货单随附于对应入库单、按供应商分类存档并附连号清单;
2.采购每月10日前将上月发票复印件交于关务;
3.关务将发票复印件按供应商分类,附于入库单之上;
4.保管年限:十五年;
5.保管部门:关务部.
6.单据包含内容:
送退货单:收货送企业名称、双方企业盖章、企业内部料号、单位、数量、
收送货人签名、单号、订单号码、日期
入库单:供应商名称、送货单号码、订单、企业内部料号、单位、数量、
仓库负责人签名、入库单编号(流水号且电脑打印) 、日期
发票:企业料号、单位、数量(需注明对应关系)或报关名称、报关单位、数量、
日期
七．领、退、转仓单
1.按月份存档；
2.单号;连号且需电脑打印；
3.领料单上需有制令号（或订单号）；
4.保管年限：十五年;
5.发行部门：仓库、制造
6.保管部门:报关；
7.交接：每日上午9点前交前一天之单据；
6.单据内容:
A.制令领料单:编号、日期、制令号、;号、单位、需领用量、实发数量、
巧板相关人员签名
B.转仓单:编号(、日期、料号、单位、数量、相关人员签名
八.业务订单:
1.区分:1)内销、2)直接出口、3)转厂出口
2.业务订单号码需连号且需电脑打印；
3.转厂订单;客户存档,并附连号清单;
4.保管年限:十五年;
5.保管部门:营业部;
6.单据包含内容:编号(流水号电脑打印) 、日期、客户名称、企业内部料号、
单位、数量、企业内部负责人签名
九.成品入库单（区分内外销）
1.按月份;档；
2.单号需连号且需电脑打印；
3.保管年限：十五年
4.保管部门:关务
5.交接：每日上午9点前交前一天之单据；
6.单据内容:编号(流水号且电脑打印) 、日期、制令号、料号、单位、数量、相关人
员签名
十.成品出/退货单
1.需;分出口与转厂、内销；
2.转厂出口送货单存档方式： 出/退货单+关封+对帐单
3.单据号需保持连号；
4.单据号需用电脑打印；
5.成品出货单带上业务订单号码；
6.保管年限：十五年；
7.保管部门:关务；
8.发行部门：仓库；
8. 交接：每;上午9点前交前一天之单据；
8.单据内容:编号、日期、订单号、料号、单位、数量、相关人员签名
